报销费用怎么做账

报销费用是企业日常财务管理中不可或缺的一环，它涉及费用的确认、记录、审核及支付等多个环节。以下将从报销费用的基本流程、会计处理以及注意事项三个方面进行详细阐述。

一、报销费用的基本流程

报销费用的基本流程通常包括以下几个步骤：

1. 准备报销材料：
- 确保报销发票的单位名称写全称，并核对发票内容与报销单内容的一致性。
- 报销时，应将发票分类，并按报销类型分行填列报销单据。
- 报销单需详细填写报销事项、金额等信息，并由经手人、验收人、负责人签字确认。

2. 填写报销单：
- 费用报销者需自行将报销附件粘贴于“费用报销单”后，并按“费用报销单”上的内容填写完整，并在报销人处签字。
- 报销单上应明确写明所附单据的数量，以及费用发生的具体用途和日期。

3. 审核与审批：
- 报销单需送交本部门负责人进行复核并签字。
- 报销人将报销单送至财务部，由会计进行审核。审核内容通常包括单据的完整性、合规性以及费用的真实性等。
- 经审核无误的“费用报销单”需送呈总经理进行审批。

4. 支付与结算：
- 出纳根据总经理审批后的报销单进行款项支付或结清借款。支付方式可以是现金或银行存款等。

二、报销费用的会计处理

报销费用的会计处理主要依据费用的性质和发生部门来确定会计科目。以下是一些常见的会计处理示例：

1. 差旅费报销：
- 如果是办公人员借款出差，会计分录为：借“其他应收款-某某”，贷“库存现金”。
- 出差回来报销时，会计分录为：借“管理费用-差旅费”，贷“其他应收款-某某”。
- 如果是销售人员出差，则差旅费应计入销售费用，会计分录为：借“销售费用-差旅费”，贷“其他应收款-某某”。

2. 快递费报销：
- 会计分录通常为：借“管理费用-办公费”，贷“库存现金”。

3. 其他费用报销：
- 根据费用的具体性质，可能计入管理费用、销售费用或制造费用等科目。例如，办公用品费用计入管理费用，销售人员的招待费用计入销售费用等。

三、报销费用的注意事项

1. 发票的合规性：
- 报销的发票必须是合法的，票面上方应有全国统一发票监制章，并注明“全国普通发票监制章”。
- 发票内容应真实、完整，品名、规格、数量、单价和金额等信息需清晰填写。

2. 报销单据的完整性：
- 报销时需提供完整的报销单据，包括报销单和相应的发票。
- 报销单上应详细填写报销事项、金额等信息，并由相关人员签字确认。

3. 报销的时效性：
- 原则上，跨年度发票是不允许报销的。因此，员工应及时将发生的费用进行报销，避免发票过期导致无法报销的情况发生。

4. 特殊情况的报销处理：
- 对于在境外就医的医疗费用报销等特殊情况，需根据相关规定和流程进行处理。

综上所述，报销费用的做账工作涉及多个环节和细节，需要企业建立完善的报销制度和流程，并加强财务管理和监督，以确保报销费用的合规性和准确性。同时，会计人员应熟练掌握相关会计知识和技能，准确进行会计处理，为企业的财务管理提供有力支持。